会議アジェンダをAIで作る【コピペ用テンプレート付き】

会議のたびにアジェンダを一から作るのが手間で、直前になって慌ててしまう方は多いと思います。

この記事では、AIを使ったアジェンダ作成の手順をコピペ用テンプレートと実行例つきで解説します。慣れれば5分以内に仕上がります。

アジェンダをテンプレートなしで作ると起きる失敗

毎回アジェンダ作成に時間がかかったり、会議が脱線しやすい場合、入力の仕方に原因があることが多いです。

よくある3つの失敗パターン

AIにアジェンダを作ってもらうとき、入力の仕方を間違えると使い物にならない出力が返ってきます。実際の業務でよく見られる失敗は、次の3パターンに集約されます。

1つ目は、会議の目的を「情報共有」とだけ書いて送るケースです。目的が抽象的なままだと、AIは「現状報告」「課題の確認」「意見交換」といった当たり障りのない議題を並べるだけになります。何を決めるための会議なのかが伝わらないため、アジェンダとしての機能を果たしません。

2つ目は、会議時間を入力せずに依頼するパターンです。この場合、AIは時間の制約を考慮しないまま議題を生成するため、60分の会議に対して合計2時間分の内容が出てくることがあります。現場で使うにはそのまま使えず、結局自分で削る手間が発生します。

3つ目は、議題の元ネタとして長文メールや議事録をそのまま貼り付けるケースです。情報が多すぎると、AIは「〇〇の進捗確認」という小さな話題と「来期戦略の方向性を決める」という大きな意思決定を同じ粒度の項目として並べてしまいます。議題の重さがバラバラなアジェンダは、会議の時間配分を誤らせる原因になります。

なぜアジェンダ作成で毎回悩むのか

アジェンダ作成でつまずく背景には、何を・どの順で書けばいいかの「型」が共有されていないことがあります。

会議の種類ごとに構成が変わるから判断が難しい

アジェンダ作成が毎回手間になる大きな理由のひとつは、会議の種類によって必要な項目がまったく異なることです。定例会議・キックオフ・意思決定会議・報告会・ブレスト会議では、盛り込むべき内容も順番も変わります。

たとえば定例会議であれば「前回のアクション確認」「進捗共有」「次回までのタスク確認」という流れが基本です。一方でキックオフ会議では「プロジェクト背景・目的の説明」「メンバー紹介」「スケジュール確認」「役割分担」といった項目が中心になります。

意思決定を目的とした会議では「論点の整理」「選択肢の提示」「判断基準の確認」「決定事項の記録」など、議論を収束させるための構成が求められます。これらを毎回ゼロから考えていると、どの項目を入れるべきか迷うだけで時間が過ぎてしまいます。

会議の目的に合わせた構成パターンを頭の中で整理しきれていないまま作業を始めるのが、非効率の根本原因です。AIにアジェンダ作成を任せる際に会議の種類を伝えるだけで、この判断ステップをまるごと省けるようになります。

AIにアジェンダを作らせると何が変わるか

AIに必要な情報を渡すだけで、時間・担当・ゴール付きのアジェンダが自動生成できるようになります。

作成時間が30分から5分以内になる

AIにアジェンダを作らせると、作成時間が30分から5分以内に短縮されます。手作りのアジェンダとの違いは「時間・担当・ゴール」が各議題に自動でセットされることです。この3点が揃うだけで、会議中の脱線や時間超過がぐっと減ります。

手書きのアジェンダには「報告・共有・確認」といった曖昧な議題が並びがちです。AIが生成するアジェンダは「〇〇の件：担当△△・10分・決定事項を1つ出す」という形式で出力されるため、参加者全員が何のために発言すればよいかを事前に把握できます。

さらにAIはアジェンダと同時にファシリテーターメモも生成します。「この議題では反対意見が出やすいので、先に全員の意見を聞いてから決を採る」といった進行上の注意点が添えられるため、会議の進行経験が少ない担当者でも、そのまま読み上げながら場をコントロールできます。

コピペ用アジェンダ作成プロンプト集

プロンプトの末尾にある「===」以下に、目的・時間・参加者・議題・会議種別の5項目を貼り付けるだけで使えます。未定の項目は「未定」と書けばAIが補完します。

定例会議・週次ミーティング用プロンプト

毎週繰り返す定例会議では、毎回ゼロからアジェンダを考えるのは時間のムダです。以下のプロンプトを使えば、進捗確認・課題共有・次回アクションの3段構成で整ったアジェンダをすぐに出力できます。

【チーム名】【参加人数】【前回の持ち越し課題】の3つを埋めるだけで、そのまま会議に使えるアジェンダが完成します。初回だけ作っておけば、毎週の入力情報を差し替えるだけで使い回せます。

あなたは会議ファシリテーションのプロです。以下の指示に従って出力してください。

# タスク
週次定例会議のアジェンダを、進捗確認・課題共有・次回アクションの3段構成で作成する

## 入力情報
・チーム名：【例：営業2課】
・参加者：【例：課長1名、メンバー4名】
・会議時間：【例：60分】
・前回の持ち越し課題：【例：A社提案書の修正、月次レポートの集計方法の見直し】
・今週の主な報告事項：【例：新規商談3件、既存顧客フォロー5件】

## 出力形式
・アジェンダは「①進捗確認」「②課題共有」「③次回アクション確認」の3セクションで構成する
・各セクションに目安の所要時間を明記する
・箇条書きで出力し、ファシリテーターが読み上げやすい形にする
・全体の合計時間が入力した会議時間に収まるよう調整する
・敬体（ですます調）は使わず、簡潔な体言止めで書く

キックオフ・意思決定会議用プロンプト

プロジェクトの立ち上げや承認が必要な会議では、「なぜこの会議を開くのか」という背景の共有から始まり、議論すべき論点・最終的に決めること、の順で整理されたアジェンダが求められます。このプロンプトを使うと、背景説明・論点・決定事項の3点を含むアジェンダをまとめて出力できます。

あなたはプロジェクトマネージャーのプロです。以下の指示に従って出力してください。

# タスク
キックオフまたは意思決定会議向けに、背景・論点・決定事項を含むアジェンダを作成する

## 入力情報
・会議の種類：【キックオフ／意思決定／承認会議など】
・プロジェクト名または議題：【例：新CRM導入プロジェクト】
・会議の背景・目的：【例：導入の是非を経営層に承認してもらうため】
・参加者：【例：営業部長・情報システム部・経営企画担当】
・主な論点：【例：コスト・導入スケジュール・既存システムとの連携】
・この会議で決めること：【例：導入可否・予算上限・次のアクションオーナー】
・会議時間：【例：60分】

## 出力形式
・アジェンダ全体を時間配分つきで出力する
・冒頭に「会議の背景と目的」を1〜2文で記載する
・論点は「論点①〜」の形式で番号つきで整理する
・末尾に「決定事項」と「次のアクション（担当者・期日）」の記録欄を設ける
・全体を会議資料として配布できる文章形式で出力する
・箇条書きと文章を適切に組み合わせ

<!-- wp:heading {"level":3} -->
<h3 class="wp-block-heading">1on1・少人数ミーティング用プロンプト</h3>
<!-- /wp:heading -->

1on1や少人数ミーティングのアジェンダは、「上司だけが話す場」にならない構成にすることが重要です。双方の発言機会を均等に確保しつつ、議題をコンパクトにまとめるプロンプトを紹介します。

<blockquote class="prompt">
あなたは会議ファシリテーションのプロです。以下の指示に従って出力してください。

# タスク
1on1または少人数の対話型ミーティング用に、双方が均等に発言できるアジェンダを作成する

## 入力情報
・会議の目的：【例：部下の業務進捗確認と課題のすり合わせ】
・参加者：【例：上司1名・部下1名】
・所要時間：【例：30分】
・取り上げたいテーマ：【例：今月のタスク進捗、来月の目標設定、部下からの相談事項】

## 出力形式
・アジェンダは時間配分つきで箇条書きにする
・各項目に「誰が主に話すか（上司／部下／双方）」を明記する
・部下が話す時間を全体の40〜50%以上確保する構成にする
・議題数は3〜5項目に収める
・「まとめ・ネクストアクション確認」を最後に必ず入れる
・敬体（ですます調）で出力する

「誰が主に話すか」を各項目に明記させることで、アジェンダを見ただけで会議の流れが把握できる状態になります。部下側の発言比率を指定しているため、上司の一方的な報告会になることを防げます。

テーマ欄には箇条書きでざっくり入力するだけで問題ありません。事前に整理されていない段階でも、AI

実際にAIでアジェンダを作ってみる

テンプレートの入力から出力・修正までの流れを、失敗例と改善例の対比で確認します。

入力例と出力例：定例会議のアジェンダ

実際にどのような入力をすれば、どんなアジェンダが出力されるのかを具体的に確認しておきましょう。ここでは週次の営業定例会議を想定した例を使います。

以下の5項目をそのままAIに貼り付けて指示しています。

あなたは会議ファシリテーションのプロです。以下の指示に従って出力してください。

# タスク
以下の入力情報をもとに、定例会議用のアジェンダを作成する

## 入力情報
・会議名：【週次営業定例会議】
・日時：【毎週月曜 9:00〜9:45（45分）】
・参加者：【営業部メンバー8名、営業部長1名】
・議題メモ：【先週の受注報告、今週の商談予定共有、クレーム案件の対応確認、新規キャンペーンの周知、次回MTG日程確認】
・備考：【クレーム案件は担当者が資料を準備済み。キャンペーン説明は5分以内で収めたい。】

## 出力形式
・各議題に担当者欄・所要時間・目的（報告／議論／確認）を含める
・合計時間が45分に収まるように配分する
・表形式ではなく、テキスト形式で出力する
・参加者が事前に読んで準備できる文章量にする

このプロンプトに対してAIが返した出力例は以下のとおりです。

週次営業定例会議 アジェンダ

日時：毎週月曜 9:00〜9:45

参加者：営業部メンバー8名、営業部長

1. 開会・前回確認（5分）

担当：営

失敗パターン：情報が不足した場合の出力

AIにアジェンダを作らせるとき、最もよくある失敗が「目的だけを書いて送る」パターンです。たとえば「目的：情報共有」とだけ入力した場合、AIは一見それらしいアジェンダを返してきます。しかし内容をよく見ると、どの会議にも使い回せる汎用テンプレートにすぎません。

実際に「目的：情報共有」とだけ入力した場合の出力例を見てみましょう。

会議アジェンダ

1. 開会・出席確認（5分）

2. 前回議事録の確認（5分）

3. 情報共有（20分）

4. 質疑応答（10分）

5. その他・連絡事項（5分）

6. 閉会

パッと見では整っていますが、これは「何についての情報共有なのか」が一切わかりません。参加者が事前に準備すべきことも、誰が何を話すかも、意思決定が必要な事項があるかどうかも、すべて不明なままです。

この出力の問題点は3つあります。議題の粒度が荒すぎて当日の進行に使えない点、担当者や発表者の割り振りがない点、そして時間配分の根拠がまったくない点です。会議の目的が「情報共有」だとしても、共有する内容・背景・参加者の役割をAIに伝えなければ、中身のあるアジェンダは生成されません。

AIは「与えられた情報の範囲内でしか出力できない」という制約を持っています。入力情報が薄ければ、出力も薄くなります。次のセクションで、どの情報をどう渡せばよいかを

改善パターン：5項目を揃えて送り直した場合

目的・時間・参加者・議題・会議種別の5項目をすべて入力すると、AIの出力は大きく変わります。情報が揃っている分、アジェンダの構成が実務に即したものになり、そのまま使えるレベルに近づきます。

前のセクションで紹介した失敗パターンとどう違うのか、実際に対比して確認してみましょう。

まず、改善後の入力例です。

あなたは会議ファシリテーターのプロです。以下の情報をもとに、会議用アジェンダを作成してください。

# タスク
会議のアジェンダを時間配分つきで作成する

## 入力情報
・会議の目的：【来月の新規顧客獲得キャンペーンの施策を決定する】
・会議時間：【60分】
・参加者：【営業部マネージャー1名、営業担当3名、マーケティング担当1名】
・主な議題：【前回キャンペーンの振り返り、新施策の候補出し、担当割り当て】
・会議の種類：【意思決定会議】

## 出力形式
・時間配分を各議題に明記する
・ファシリテーター向けの進行メモを各議題に1文ずつ添える
・所要時間の合計が60分に収まるようにする
・箇条書きではなく、表形式で出力する

このプロンプトに対して、AIは以下のようなアジェンダを出力します。

【会議アジェンダ】新規顧客獲得キャンペーン施策決定会議 日時：〇月〇日（〇）　所要時間：60分 参加者：営業部マ

この記事のまとめと次に読むAI会議効率化

アジェンダ作成の自動化を起点に、会議全体の効率化につながる関連ツールや記事も確認しておくと応用の幅が広がります。

今回のポイントと関連記事

今回はAIを使ったアジェンダ作成について、3つのステップで整理しました。

• 会議の目的・参加者・時間をAIに伝えてアジェンダの骨子を生成する
• 出力された項目を実際の議題・優先順位に合わせて調整する
• 完成したアジェンダを参加者に事前共有し、当日の進行をスムーズにする

アジェンダを事前に整えておくと、会議後の議事録作成もスピードが上がります。AIで議事録を自動生成するプロンプトの使い方は「ChatGPTで議事録を作成する方法」で詳しく解説しています。

また、会議当日までに準備すべき確認事項をまとめた「AI会議準備チェックリスト」も合わせて読んでおくと、アジェンダ作成から会議運営まで一連の流れを整えやすくなります。

まとめ

今回はAIを使ったアジェンダ作成の方法と、会議の種類別プロンプトについて解説しました。

• 情報不足のまま依頼すると使えないアジェンダが出力される
• 5項目を揃えて入力すると作成時間が30分から5分以内に短縮できる
• 定例・キックオフ・1on1など会議の種類でプロンプトを使い分ける

議事録の作成効率化に興味がある方は、AI議事録の関連記事もあわせてご覧ください。