TeamsとChatGPTで議事録を自動作成する方法【文字起こし連携】

Teamsで文字起こしまではできているのに、議事録に整形する作業に毎回時間を取られている方は多いのではないでしょうか。

この記事では、Teamsの文字起こしデータをChatGPTに渡して議事録を自動作成する具体的な手順とプロンプトを紹介します。

Teamsの文字起こしをそのまま議事録にできない理由とChatGPTで解決する方法

Teamsで文字起こしを取得しても、そのままでは議事録として使えない理由と、ChatGPTを使って一気に解決する流れを整理します。

文字起こしデータが「生テキスト」のままでは使えない

Teamsの文字起こし機能は、会議中の発言をリアルタイムでテキスト化してくれますが、そのデータをそのまま議事録として使うことはできません。出力されるのは「誰が何を話したか」の羅列であり、同じ内容の繰り返し、「えー」「あのー」といった口語表現、本題と関係のない雑談まですべて含まれています。

このデータを読み解いて議事録に整形するには、発言の取捨選択・要点の抽出・決定事項の明文化という作業を手作業でこなす必要があります。1時間の会議であれば、整形だけで30分以上かかることも珍しくありません。

ChatGPTにこの生テキストを渡すと、要点の抽出・口語の整形・決定事項と宿題の仕分けまでを一括で処理できます。人が読み解いていた作業をChatGPTが代替するため、議事録の完成までの時間を大幅に短縮できます。

TeamsとChatGPTで議事録を作る3ステップ

Teamsから文字起こしデータを取得し、ChatGPTに渡して議事録を完成させるまでの具体的な手順をSTEP形式で説明します。

STEP1：Teamsで文字起こしデータを取得する

Teams会議中に文字起こし機能を有効にすると、会議終了後にテキストデータをダウンロードできます。会議画面の上部メニューから「その他」→「文字起こしを開始」を選択するだけで、発言内容の記録が始まります。

会議が終わると、TeamsのチャンネルまたはチャットにあるReams該当会議の「レコーディング＆文字起こし」タブが更新されます。そこから「.vtt」または「.docx」形式のファイルをダウンロードし、テキストの内容をコピーしておきます。

取得したテキストには発言者名とタイムスタンプが含まれているため、そのままコピーしてChatGPTに渡すだけで議事録作成の準備が整います。特別な編集や整形は不要です。

STEP2：ChatGPTに文字起こしデータを貼り付けて議事録を生成する

文字起こしデータが手元にある状態で、以下のプロンプトをChatGPTに貼り付けて送信するだけで、議事録の形式に整えられた出力が得られます。

【会議名】【開催日】【参加者名】の部分は、自分の状況に合わせて書き換えてから使ってください。プロンプト末尾の指定箇所に文字起こしデータを貼り付けるだけで、決定事項やアクションの抽出まで自動で行われます。

あなたは議事録作成のプロです。以下の指示に従って出力してください。

# タスク
Teamsの会議文字起こしデータをもとに、構造化された議事録を作成する

## 入力情報
・会議名：【会議名】
・開催日時：【開催日時】
・参加者：【参加者名】
・文字起こしデータ：【ここに文字起こしデータを貼り付ける】

## 出力形式
・日時、参加者、議題、決定事項、次回アクションの5項目で構成する
・議題と決定事項は箇条書きで記載する
・次回アクションは担当者名と期限をセットで記載する
・話し言葉や重複した発言は整理して簡潔にまとめる

出力されたテキストをそのままコピーしてWordやメールに貼り付ければ、そのまま共有できる状態になります。発言が多い会議ほど整理の手間が省けるため、1時間超えの長時間会議で特に効果を実感できます。

STEP3：出力結果を確認して社内共有できる形に整える

ChatGPTが生成した議事録は、そのまま使えるケースがほとんどです。ただし、人名・部署名・製品名などの固有名詞が誤変換されていたり、発言の意図がやや違う方向で要約されている箇所が稀にあります。

全文を読み直す必要はありません。確認するのは「決定事項」と「アクション担当者」の2か所だけで十分です。この2点さえ正確であれば、会議参加者への共有資料として問題なく使えます。

たとえば「山田さんが来週金曜までに見積もりを送る」という決定があった場合、担当者名・期日・タスク内容の3点が正しく記載されているかを目視で確認してください。修正が必要な場合も1〜2行の手直しで済むことがほとんどです。

状況別プロンプト集：会議の種類に合わせて使い分ける

週次定例や営業会議など、会議の種類によって議事録に必要な項目は異なります。状況別に使えるプロンプトを紹介します。

週次定例・社内報告会向けプロンプト

進捗報告が中心の会議では、担当者ごとのステータスとネクストアクションが一目でわかる形式が最適です。文字起こしには複数人の発言が混在しているため、ChatGPTに「担当者単位で整理する」よう指示することがポイントになります。

下記のプロンプトを使うと、誰が・何を・いつまでにやるのかが明確な議事録を自動で生成できます。

あなたは社内会議の議事録作成を専門とするビジネスアシスタントのプロです。以下の指示に従って出力してください。

# タスク
Teamsの週次定例会議の文字起こしを、担当者ごとのステータスとアクションが明確な議事録に整形する

## 入力情報
・会議名：【会議名】
・開催日時：【開催日時】
・参加者：【参加者名】
・文字起こしデータ：【ここに貼り付ける】

## 出力形式
・日時・参加者を冒頭に記載する
・各担当の進捗報告は担当者ごとに箇条書きで整理する
・課題・懸念事項は箇条書きで簡潔にまとめる
・次回までのアクションは「担当者／内容／期限」の形式で記載する
・発言の重複や雑談は除外し、要点のみ抽出する
・敬体（ですます調）ではなく、箇条書きに適した体言止めで書く

「次回までのアクション」の欄に担当者名と期限を必ずセットで出力させているため、会議後にそのままチャットやメールへ転記して共有できます。

営業会議・案件レビュー向けプロンプト

営業会議の議事録で最も重要なのは、案件ごとの「現状・判断・次のアクション」が一目でわかることです。文字起こしをそのまま貼り付けるだけでは、複数案件の情報が混在して読みにくくなりがちです。以下のプロンプトを使うと、案件名・担当者・対応方針が表形式で整理され、共有・確認がしやすい議事録に仕上がります。

あなたは営業チームの議事録作成をサポートするプロです。以下の指示に従って出力してください。

# タスク
Teamsの営業会議の文字起こしから、案件別に整理された議事録を作成する

## 入力情報
・会議名：【会議名】
・開催日時：【開催日時】
・参加者：【参加者名】
・文字起こし：【ここに文字起こしデータを貼り付ける】

## 出力形式
・日時・参加者をヘッダーとして記載する
・案件別サマリーは「案件名・担当者・現状・次のアクション」の4列で表形式にする
・全体の決定事項は箇条書きで記載する
・懸案事項・フォローアップは担当者名と期限をセットで記載する
・専門用語はそのまま使い、意味を変えない

表形式で出力することで、会議後に担当者へそのままSlackやメールで共有できる状態になります。案件数が多い会議ほど、テキストの羅列より表のほうが確認漏れを防ぎやすくなります。

まとめ

今回はTeamsの文字起こしデータをChatGPTで議事録に変換する手順とプロンプトを解説しました。

• 生の文字起こしデータはそのままでは使えないため、ChatGPTで整形する
• 取得・貼り付け・確認の3ステップで議事録を作成できる
• 会議の種類に合わせたプロンプトを使い分けると精度が上がる

議事録作成をさらに効率化したい方は、AI会議効率化の関連記事もあわせてご覧ください。