「Teamsで文字起こしはできたけど、そのままでは使えない…」そんなお悩みをお持ちではないですか？
この記事では、Teamsのトランスクリプトをコピペして、ChatGPTで議事録に整える手順をプロンプト付きで解説します。貼り付けるだけで、すぐ使える議事録が完成しますよ。
この記事でわかること
- 文字起こしが「使えないテキスト」になる3つの理由
- STEP1：Teamsからトランスクリプトをダウンロードする
- STEP2：ChatGPTにコピペして議事録を生成するプロンプト
Teams文字起こしをそのまま議事録に使えない理由とAIで解決する方法
文字起こしが「使えないテキスト」になる3つの理由
Teamsの自動文字起こしは、そのままでは議事録として使えません。原因は大きく3つあります。①話し言葉がそのまま残る（「えーと」「そうですね」など）、②同じ内容が繰り返し記録される、③専門用語や固有名詞が誤変換される、です。これらが混在した状態のテキストは、読み返すだけでも一苦労です。
たとえば「あのー、コスト削減の件なんですけど、そう、コスト削減ですね、来期に向けて検討したいと思っていて」のような文章が残ります。意味は伝わっても、議事録として共有できるクオリティではありません。
この問題をChatGPTに解決させることができます。文字起こしテキストをそのまま貼り付けてプロンプトを送るだけで、不要な言葉を除去・整理・要約した議事録が数十秒で完成します。手作業で清書する時間をほぼゼロにできます。
ポイント
- Teams文字起こしには話し言葉・重複・誤変換の3つの問題がある
- そのまま共有できるクオリティではなく、手直しに時間がかかる
- ChatGPTに貼り付けるだけで、整形・要約を一気に自動化できる
TeamsとChatGPTを連携して議事録を作る具体的な手順
STEP1：Teamsからトランスクリプトをダウンロードする
まずはTeams会議のトランスクリプト（文字起こしデータ）をダウンロードします。このファイルをChatGPTに貼り付けることで、議事録の自動生成が可能になります。
会議終了後、Teamsの「チャット」または「カレンダー」から該当の会議を開きます。「レコーディングとトランスクリプト」タブをクリックすると、文字起こしファイルが表示されます。右側の「…（その他）」メニューから「ダウンロード」を選択すると、.docx形式でファイルが保存されます。
ダウンロードしたファイルをWordで開き、テキストをすべて選択してコピーします。これでChatGPTに貼り付けられる状態の完成です。
ポイント
- トランスクリプト機能はTeams会議中に「文字起こしを開始」を押しておく必要があります
- ダウンロードできない場合は、管理者によって機能が制限されている可能性があります
- テキストが長い場合は発言者ごとに分割してChatGPTに貼り付けると精度が上がります
STEP2：ChatGPTにコピペして議事録を生成するプロンプト
文字起こしテキストをそのまま貼り付けるだけで、議事録が自動で完成します。以下のプロンプトをコピーし、【文字起こしテキスト】の部分に取得したテキストを丸ごと差し替えてChatGPTに送信してください。
以下の文字起こしテキストをもとに、議事録を作成してください。
【出力形式】
■ 決定事項
・（箇条書きで記載）■ アクションアイテム
・担当者名／内容／期限の形式で記載■ 次回確認事項
・（箇条書きで記載）【文字起こしテキスト】
（ここに貼り付ける）
担当者名や期限が文字起こし内に含まれていれば、ChatGPTが自動で拾い上げて整理してくれます。情報が不足している場合は「不明」と出力されるため、後から手入力で補完するだけでOKです。
STEP3：出力された議事録の確認・修正ポイント
ChatGPTが生成した議事録は、送付前に30秒だけ確認するクセをつけましょう。文字起こしのミスや誤認識がそのまま残っていることがあるため、最終チェックは必須です。
送付前の30秒チェックリスト
- 参加者の氏名・部署名が正しく記載されているか
- 決定事項と「検討中」の事項が混在していないか
- 担当者名とタスクの対応がズレていないか
- 日付・期限・数字に誤りがないか
- 社外秘・固有名詞（製品名・社名）の表記が正確か
修正が必要な箇所が見つかった場合は、ChatGPTに「〇〇の部分を△△に修正してください」と追加で指示するだけで、すぐに直してもらえます。ゼロから書き直す必要はありません。
コピペOK！状況別プロンプト集
社内定例会議向けプロンプト
社内定例会議の議事録には、「誰が・何を・いつまでに」が一目でわかる構成が最適です。以下のプロンプトにTeamsの文字起こしテキストを貼り付けるだけで、担当者・期日・決定事項が整理された議事録がすぐに完成します。
以下はTeamsで取得した会議の文字起こしテキストです。社内定例会議の議事録を作成してください。
【文字起こしテキスト】
（ここに貼り付け）【会議名】
【開催日】
【参加者】出力形式：
■ 決定事項
■ 議題ごとの議論内容（簡潔に）
■ TODO・アクションアイテム（担当者／期日を明記）
■ 次回開催予定箇条書きで簡潔にまとめ、担当者名と期日は必ずセットで記載してください。
ポイント
- 【参加者】を入力しておくと担当者の割り振りが正確になります
- TODOに期日が抜けている場合は「期日を補完して」と追加指示するだけでOKです
- 文字起こしの精度が低い箇所は、出力後に手動で修正しましょう
社外・取引先との打ち合わせ向けプロンプト
社外向けの議事録は、そのまま取引先に送付できる丁寧な文体で仕上げることが重要です。以下のプロンプトでは会社名・担当者名・日時などを変数として指定することで、対外送付可能なフォーマットの議事録をすぐに生成できます。
以下はTeamsの文字起こしデータです。この内容をもとに、取引先へそのまま送付できる議事録を作成してください。
■条件
・文体：丁寧語（です・ます調）を使用し、社外向けにふさわしい表現にすること
・宛先会社名：【取引先会社名】
・宛先担当者名：【取引先担当者名】様
・自社名：【自社名】
・自社担当者名：【自社担当者名】
・打ち合わせ日時：【開催日時】
・打ち合わせ目的：【打ち合わせの目的】■出力フォーマット
1. 打ち合わせ概要（日時・参加者・目的）
2. 協議内容（箇条書き）
3. 決定事項
4. 次回アクション（担当者・期限を明記）
5. 次回打ち合わせ予定（あれば記載）■文字起こしデータ
【ここにTeamsの文字起こしテキストを貼り付ける】
ポイント
・【取引先会社名】【自社名】などの変数を正確に入力すると、そのまま送付できる精度で仕上がります
・「次回アクション」に担当者と期限を含めるよ
まとめ
今回はTeamsの文字起こしをChatGPTで議事録に変換する方法について解説しました。
- Teamsのトランスクリプトはそのままでは使いにくいため、ダウンロード後にChatGPTへ貼り付けて整形する
- プロンプトは「社内定例会議用」と「社外打ち合わせ用」を使い分けると精度が上がる
- 出力後は決定事項・担当者・期限の抜け漏れを中心に確認・修正する
議事録作成をさらに効率化したい方は、AI議事録・会議効率化の関連記事もあわせてご覧ください。
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