「会議のメモから議事録を作るのに時間がかかる…」「どんなプロンプトを使えばいいかわからない」そんなお悩みを持つ方のために、この記事ではChatGPTに貼るだけで使えるプロンプトと、整った議事録を3分で完成させる手順をまるごと解説します。
この記事でわかること
- なぜ議事録作成は時間がかかるのか
- STEP1：会議メモをそのままChatGPTに貼るプロンプト
- STEP2：出力された議事録を確認・微調整する
議事録作成が面倒な理由とChatGPTで解決する方法
なぜ議事録作成は時間がかかるのか
議事録作成に時間がかかる理由は、「メモの整理」「文章化」「体裁整え」の3工程が毎回発生するからです。
会議中に走り書きしたメモは、そのままでは他の人に共有できません。まず内容を時系列に整理し、次に読みやすい文章へ書き起こし、最後にフォーマットに合わせて体裁を整える——この3ステップを毎回こなすと、30分〜1時間かかることも珍しくありません。
ChatGPTを使えば、この3工程を一括で処理できます。箇条書きのメモをそのまま貼り付けてプロンプトを送るだけで、整理・文章化・体裁整えが数十秒で完了します。
ポイント
- 議事録作成は「整理→文章化→体裁整え」の3工程が負担の原因
- ChatGPTはこの3工程をプロンプト1つで一括処理できる
- 走り書きメモをそのまま貼るだけで、すぐ共有できる議事録が完成する
ChatGPTで議事録を作る3ステップ
STEP1：会議メモをそのままChatGPTに貼るプロンプト
走り書きや箇条書きのメモをそのまま貼るだけで、整った議事録が完成します。以下のプロンプトをコピーして、【会議メモ】の部分に実際のメモを貼り付けてください。
以下の会議メモをもとに、議事録を作成してください。
【会議名】
【開催日時】
【参加者】
【会議メモ】出力形式は以下の通りにしてください。
・会議の目的
・決定事項
・議論の要点
・次回アクション（担当者・期限）箇条書きや走り書きでも構いません。読み取れる範囲で整えてください。
メモが多少雑でも問題ありません。ChatGPTが文脈を読み取り、抜けている情報を補いながら整形してくれます。まずはそのまま貼ってみるのがポイントです。
STEP2：出力された議事録を確認・微調整する
ChatGPTの出力は、そのまま使えるケースがほとんどです。ただし、固有名詞・数値・決定事項の3点だけは必ず人の目で確認してください。AIは文章の流れを整えるのは得意ですが、音声や文字の読み取りミスをそのまま出力することがあります。
確認するべき3つのチェック観点
- 固有名詞：人名・社名・商品名が正しく表記されているか
- 数値・日付：金額・期日・数量が元の発言と一致しているか
- 決定事項・ToDo：「誰が」「何を」「いつまでに」が明確に記載されているか
上記3点に問題がなければ、出力をそのままコピーして共有できます。微調整が必要な場合は、該当箇所を書き直すだけで完成です。全文を書き直す必要はありません。
STEP3：送付前の最終チェックリスト
ChatGPTで作成した議事録は、そのまま送る前に必ず3点だけ確認してください。AIは優秀ですが、固有名詞の誤変換や数字のズレが起きることがあります。送付後に「修正版です」と再送する手間を防ぐためにも、このチェックを習慣にしましょう。
ポイント
- 人名・社名・数字が正確か：AIが似た言葉に置き換えてしまうことがあります。固有名詞と数値は必ず原文と照合してください。
- 決定事項と担当者・期限がセットになっているか：「誰が・何を・いつまでに」の3点が揃っていない項目は、行動につながりません。抜けがあれば追記しましょう。
- 参加者全員が宛先に入っているか：送付漏れは認識のズレを生む原因になります。出席リストと宛先を見比べて最終確認してください。
状況別コピペOKプロンプト集
社内会議向け議事録プロンプト
社内共有を目的とした議事録には、読み手がサッと内容を把握できるシンプルな形式が最適です。以下のプロンプトをそのままコピペしてChatGPTに貼り付けるだけで、すぐに使える議事録が出力されます。
以下の情報をもとに、社内共有用の議事録を作成してください。
■ 会議名：【会議名】
■ 日時：【開催日時】
■ 参加者：【参加者の氏名・役職】
■ 議題：【議題を箇条書きで記載】
■ 発言メモ：【会議中のメモや発言内容をそのまま貼り付け】【出力形式】
・日時／参加者／議題をヘッダーにまとめる
・決定事項を箇条書きで簡潔に記載する
・次回アクション（担当者・期日）を一覧で出力する
・読み手が1分以内に内容を把握できる分量にする
【発言メモ】には会議中に取ったメモをそのまま貼り付けるだけでOKです。箇条書きでも走り書きでも、ChatGPTが整理して出力してくれます。
社外・取引先向け議事録プロンプト
取引先との会議では、丁寧な言葉遣いと決定事項の明確な記載が欠かせません。認識のズレがそのままトラブルにつながるため、「誰が・何を・いつまでに」をはっきり残すことが重要です。以下のプロンプトをそのままコピペして使ってください。
以下の情報をもとに、社外・取引先向けの議事録を作成してください。
■ 会議基本情報
- 会議名：【会議名】
- 開催日時：【日時】
- 参加者（自社）：【氏名・役職】
- 参加者（先方）：【会社名・氏名・役職】■ 会議の目的：【目的】
■ 話し合った内容（箇条書きで入力）：
【議題と内容】■ 出力の条件
- 丁寧でフォーマルなビジネス文体にすること
- 決定事項・宿題事項（担当者・期限つき）を必ず明記すること
- 次回アクションを最後にまとめること
- 読んだ先方が内容をすぐ確認できるよう、簡潔かつ明確に整理すること
まとめ
今回は議事録作成にChatGPTを活用するプロンプトの使い方について解説しました。
- 会議メモをそのままプロンプトに貼るだけで、整った議事録が短時間で完成する
- 社内向け・社外向けでプロンプトを使い分けることで、相手に合った文体に仕上がる
- 送付前のチェックリストを活用することで、抜け漏れのない議事録が作れる
AIを使った議事録・報告書作成についてさらに詳しく知りたい方は、[PILLAR_LINK_AI議事録・報告書]もあわせてご覧ください。
