「相見積もりで選外になった業者に、どう断りメールを書けばいい？」「失礼にならない言い方が分からない…」そんなお悩みに答えます。
この記事では今すぐコピペして使えるお断りメールテンプレートを状況別にまとめました。さらにChatGPTで自分の状況に合わせてカスタマイズする方法もあわせて解説します。
この記事でわかること
- 一般的なお断りメール（価格・条件が合わなかった場合）
- 今回は見送るが今後の取引を残したい場合のお断りメール
- 急ぎで断りを入れる場合の簡潔なお断りメール
すぐ使える相見積もりお断りメール テンプレート集
一般的なお断りメール（価格・条件が合わなかった場合）
最も使用頻度が高い基本パターンです。価格・納期・条件面で他社を選んだ場合に幅広く使えます。理由を具体的に書きすぎず、今後の関係性に配慮した丁寧な表現を心がけています。
件名：お見積りのご回答について（【自社名】）
【宛先企業名】
【担当者名】様平素より大変お世話になっております。
【自社名】の【自分の名前】でございます。先日はお見積りをご提出いただき、誠にありがとうございました。
社内にて慎重に検討いたしました結果、今回は他社にてご依頼することとなりました。ご提案の内容は大変魅力的でしたが、価格・条件面を総合的に判断した結果、このような決断に至りました。
ご期待に添えず、誠に申し訳ございません。今後ともお引き立ていただけますよう、よろしくお願い申し上げます。
【自社名】【部署名】
【自分の名前】
【宛先企業名】【担当者名】【自社名】【自分の名前】の4箇所を変えるだけでそのまま送信できます。
今回は見送るが今後の取引を残したい場合のお断りメール
今回は他社に発注するものの、今後も関係を続けたい取引先へのお断りに使えるテンプレートです。感謝と敬意を示しながら、将来の取引につながる余地を残した丁寧な文面にしています。
件名：お見積りのご提出について（御礼とご連絡）
【相手の会社名】
【担当者名】様お世話になっております。【自社名】の【自分の名前】です。
この度は、お見積りをご提出いただきまして誠にありがとうございました。
社内にて慎重に検討いたしました結果、今回は他社様へのご依頼とさせていただくことになりました。貴社のご提案内容は大変魅力的でございましたが、今回は社内事情により見送らせていただく形となりました。何卒ご理解いただけますと幸いです。
今後もぜひお付き合いをいただければと考えております。またご相談の機会がございましたら、改めてご連絡させてください。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
【自社名】【部署名】
【自分の名前】
【相手の会社名】【担当者名】【自社名】【自分の名前】を実際の情報に書き換えてご使用ください。断る理由は「社内事情」など曖昧な表現にとどめることで、不要なトラブルを避けられます。
急ぎで断りを入れる場合の簡潔なお断りメール
返答を急いでいる・メールを短く済ませたい場面に使えるテンプレートです。詳しい経緯の説明は省き、結論と感謝を簡潔にまとめています。
件名：お見積もりのご辞退について（【自社名】）
【担当者名】様
お世話になっております。【自社名】の【自分の名前】です。
先日はお見積もりをご提出いただきありがとうございました。
社内での検討の結果、今回は別の会社へのご依頼を決定いたしました。ご多忙のなかお時間をいただきましたこと、心よりお礼申し上げます。
またの機会にぜひよろしくお願いいたします。【自社名】 【自分の名前】
【担当者名】【自社名】【自分の名前】の3か所を書き換えるだけで送信できます。理由の詳細を記載しないことで、余計なやり取りが発生しにくくなります。
ポイント
・断りの結論は冒頭に置くと読み手の負担が減る
・断る理由は「社内検討の結果」など一言にとどめるのが無難
・感謝の一文を添えることで今後の関係を損ないにくくなる
ChatGPTで自分の状況に合わせてカスタマイズする方法
カスタマイズ用プロンプト例
以下のプロンプトに自社の情報を入力してChatGPTに貼り付けるだけで、状況にぴったりのお断りメールが作成できます。
あなたはビジネスメールの専門家です。以下の条件をもとに、相見積もりの結果、他社に発注することになった際のお断りメールを作成してください。
・業種：【自社の業種（例：製造業、不動産業、小売業）】
・断り理由：【理由（例：価格面、納期、他社との既存取引）】
・相手との関係性：【関係性（例：初めての取引先、長年の付き合い、紹介経由）】
・今後の取引継続希望：【ある／なし】
・文体：丁寧かつ簡潔に、相手への感謝と配慮を忘れずに件名から本文まで一式作成してください。
【 】内を自社の状況に書き換えて使用してください。「今後の取引継続希望：あり」にすると、関係性を損なわない配慮ある表現に自動で調整されます。
より良い出力を引き出すプロンプトのコツ
ChatGPTへの指示は「具体的に書くほど出力品質が上がる」というのが基本です。断り理由・トーン・文字数の3点を明記するだけで、そのまま使えるレベルの文章が返ってきます。
たとえば、同じお断りメールを依頼する場合でも次のように差が出ます。
【悪い例】
相見積もりで負けた会社へのお断りメールを書いて。【良い例】
相見積もりの結果、他社に発注することになりました。断り理由は「価格面での差」です。今後の関係を壊さないよう丁重なトーンで、150字程度のビジネスメールを書いてください。
「悪い例」では理由もトーンも文字数も不明なため、汎用的な文章しか出てきません。「良い例」のように条件を揃えると、そのまま送れる文章が一発で出力されます。
ポイント
- 断り理由（価格・納期・仕様など）を具体的に伝える
- トーン（丁重・簡潔・親しみやすいなど）を指定する
- 文字数の目安（150字・200字など）を入れる
まとめ
今回は相見積もりのお断りメール例文について解説しました。
- 価格・条件が合わなかった場合、今後の関係を残したい場合、急ぎの場合など、シーン別のテンプレートをそのまま使える
- ChatGPTのプロンプトを使えば、自社の状況や相手先に合わせた文面に簡単にカスタマイズできる
- 具体的な情報を盛り込むほどAIの出力精度が上がり、丁寧かつ失礼のないメールが短時間で作れる
メール作成をさらに効率化したい方は、AIメール・文書作成の関連記事もあわせてご覧ください。
[PILLAR_LINK_AIメール・文書作成]
