催促メール2回目をChatGPTで書く方法【プロンプト付き】

「2回目の催促メールってどう書けばいい？しつこいと思われそうで怖い…」そんなお悩みを抱えていませんか？

この記事では、ChatGPTを使って関係を壊さず伝わる催促メールを3分で仕上げる方法を解説します。プロンプトをコピペするだけで、すぐ送れる文面が完成しますよ。

催促メール2回目が難しい理由とChatGPTで解決する方法

2回目の催促が難しい理由とAI活用で変わること

2回目の催促メールが難しい最大の理由は、書き手の感情が文面に乗りやすいからです。「また返信がない」「なぜ動いてくれないのか」というフラストレーションが積み重なった状態で書くと、無意識のうちに語気が強くなり、相手との関係を悪化させるリスクがあります。

ChatGPTを使うと、こうした感情的なバイアスを取り除いた文面を瞬時に生成できます。状況と条件を入力するだけで、相手への配慮を保ちながらも要件をしっかり伝えるニュートラルな催促メールが完成します。自分で一から考える必要がないため、感情に引きずられることなく、冷静で丁寧な文章が30秒で用意できます。

ChatGPTで催促メール2回目を書く手順

STEP1：ChatGPTにコピペするプロンプト

以下のプロンプトをそのままChatGPTに貼り付けるだけで、催促メールの下書きが完成します。【 】内の変数を自分の状況に合わせて書き換えてからコピペしてください。

あなたはビジネスメールの専門家です。以下の条件をもとに、2回目の催促メールを作成してください。

【宛名】：
【相手との関係】（例：社外の取引先・社内の上司など）：
【件名（依頼・確認していた内容）】：
【最初に依頼した日】：
【返答期限】：
【トーン】（例：丁寧・やや強め・やわらかい）：

条件：
・相手を責める表現は使わない
・簡潔に、読みやすい文章にする
・件名・本文・署名の形式で出力する

変数を埋めて送信するだけで、状況に合わせた催促メールがすぐに生成されます。出力された文章はそのまま使えるクオリティですが、次のSTEPで微調整のポイントも解説します。

STEP2：出力結果を微調整するポイント

AIが生成した文面は、そのまま送る前に3点だけ確認・調整すると、より自分らしい自然なメールに仕上がります。

• 語尾・敬語を自分の普段の言い回しに合わせる：AIは丁寧な表現を選びがちです。普段「ご確認いただけますか」と書く方は、出力された「ご確認のほどよろしくお願い申し上げます」を使い慣れた表現に置き換えましょう。
• 相手との関係性に合わせてトーンを調整する：親しい社内の同僚宛ならやや柔らかく、初めての取引先ならより丁寧に整えます。AIはあくまで中立な文体で出力するため、関係値に応じた温度感を加えるのは人間の役割です。
• 【 】の変数が残っていないか確認する：【担当者名】【期限日】などの差し込み箇所を埋め忘れたまま送信するミスは意外と多いです。送信前に【 】が文中に残っていないかを必ずチェックしてください。

STEP3：送信前チェックリスト

送信ボタンを押す前に、3つの項目を確認しましょう。催促メールは一度送ると取り消せないため、件名・トーン・期限の3点を必ずチェックしてから送信することで、相手への印象を守りつつ確実に行動を促せます。

特に2回目の催促では、文面がきつくなりすぎていないか客観的に読み返すことが大切です。ChatGPTが生成した文章でも、自分の感情が混ざった修正を加えると、思わぬ強い表現になっていることがあります。送信前の一呼吸が、その後の関係を守ります。

状況別コピペOKプロンプト集

社内向け催促メール（上司・同僚へ）

社内への催促は、関係性を壊さない「やわらかい言い回し」がポイントです。上司や同僚への2回目の催促は、責める印象を避けつつ、期限への意識を自然に促す表現が求められます。以下のプロンプトをそのままコピペして使ってください。

あなたはビジネスメールの専門家です。以下の条件をもとに、社内向けの2回目の催促メールを作成してください。

・宛名：【相手の名前・役職】
・依頼内容：【依頼した業務や確認事項】
・最初に依頼した日：【最初の依頼日】
・希望する返答期限：【新しい期限】
・関係性：【上司 or 同僚】

条件：
- 責めるような表現は使わない
- 「お忙しいところ恐れ入りますが」などのクッション言葉を入れる
- 丁寧かつ簡潔に、100〜150字以内でまとめる
- 件名も一緒に提案してください

社外向け催促メール（取引先・クライアントへ）

取引先への催促は、関係性を壊さない丁寧な言い回しが最重要です。以下のプロンプトをChatGPTに貼り付けるだけで、敬語・信頼維持を意識した文面が自動で完成します。

あなたはビジネスメールの専門家です。以下の条件をもとに、取引先・クライアントへの2回目の催促メールを作成してください。

・宛先：【会社名・担当者名】
・催促する内容：【例：〇〇のご確認・ご返答・お支払いなど】
・最初に連絡した日：【例：〇月〇日】
・希望する返答期限：【例：〇月〇日まで】
・これまでの関係性：【例：長年のお取引先 / 新規クライアントなど】

条件：
- 相手を責めず、こちらの確認不足の可能性にも触れる
- 丁寧かつ簡潔にまとめる
- 件名も一緒に作成する

【会社名・担当者名】や【催促する内容】など、【 】内をご自身の状況に書き換えてからChatGPTに入力してください。関係性の記載を加えることで、文面のトーンが自動で調整されます。

まとめ

今回は催促メール2回目をChatGPTで書く方法について解説しました。

• 2回目の催促はAIを使うことで感情を排したニュートラルな文面が作れる
• プロンプトをコピペして【宛名】【期限】を変えるだけで30秒で完成する
• 社内・社外で使い分けることで相手との関係を損なわず催促できる

ビジネスメール全般をAIで効率化したい方は、こちらの記事もあわせてご覧ください。

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