あなたも感じていると思いますが、仕事ができる人のデスクには無駄なものはなく、書類やファイルも整理整頓されて効率的に仕事をこなしています。
それに対して仕事ができない人は常に多くのものに囲まれて「必要な書類や文書が出てこない」、「パソコン内のデータが見つからない」、「どのファイルに入れたかわからない」……というのは当たり前。
私が見ている限りでも整理整頓ができている人は少なく、多くのビジネスパーソンが整理整頓を軽くみています。
でも、整理整頓が仕事に与える影響って物凄く大きいんです！
今回は整理整頓が仕事に与える重要性とコツについて科学的な視点からご紹介していきます！
この記事をご覧になったら整理整頓せずにはいられなくなりますよ！
コンテンツ
仕事の効率化と整理整頓の関係
まず整理整頓して仕事を効率化したい人の大半は、無駄な時間を減らして作業をスムーズに進めたいと考えているかと思います。
ただあなたは整理整頓ができていない人がどれほど多くの無駄な時間を費やしているかをご存知でしょうか？
整理整頓していない人は年間150時間も仕事をしていない。
ある調査によるとビジネスマンが１日の間に物を探す時間は平均36分だそうです。
「たった36分」と思われた方もいるかもしれませんが、１年間で150時間にも及びます。
しかもこれは年間250日勤務で１日8時間としての計算結果なので、残業をしたり副業している人からするとさらに探し物の時間は長くなります。
これだけでも仕事を効率化するために整理整頓が重要なことはわかるかと思います。
なかには「散らかってるけど場所は把握してるから大丈夫！」という方もいるでしょう。
ただ、整理整頓が仕事や作業に与える効率化は時間だけではありません。
整理整頓が仕事の効率化にとって必要なのは別の理由があります。
集中力が完全に途切れる
もしモノ探しに時間がとられなかったとして、机の上が散らかっているといろんな邪魔が入ってきます。
机の上に別の仕事の書類があった場合「あっ、この仕事も早くしないといけないな」とか、読み終えてない本があると「この本も読まないといけない」とか、気になるものが目に入るたびに別のことを考えてしまいます。
別のことに意識た向いた瞬間に集中力が途切れてしまい、集中力は一気にゼロにまで落ちます。
脳科学によると「落ちてしまった集中力が元に戻るまでには15分はかかる」と言われています。
整理整頓と集中力の関係を調べた心理学実験
2011年にブリジストン大学の心理学実験でも、整理整頓された環境の方が集中力がたかいことは証明されています。
整理整頓された環境で作業してもらうAグループと、散らかった環境で作業してもらうBグループにわけて、両方のグループに同じ作業を同じ時間だけしてもらいました。
その結果、散らかった環境で作業を行っていたBグループでは自制心（自己コントロール能力）の低下がみられました。
つまり、綺麗な環境で作業をした方が誘惑や欲望に強く、集中力を高く保てることがわかりました。
仕事を効率化させる整理整頓のコツ
整理整頓が仕事や作業の効率化にどれほど大切かはお分かりいただけたと思います。
ではどのように整理整頓をすれば良いのかちょっとしたコツをご紹介します。
使用頻度で整理する
物を置く場所を使用頻度で決めると効率的に作業ができます。
これはトヨタが取り入れている方法で、実際に私もやっていますがとても作業が捗ります。
- 毎日使う
- 2~3日おきに使う
- １週間おきに使う
- １ヶ月おきに使う
- 半年～１年おきに使う
このように使う頻度でわけると、毎日使うものは手を伸ばせば届くデスクの上、2～3日おきに使うものは引き出しの手前の方といった感じで整理するとサッと必要な物が取り出せるようになります。
パソコンの中の整理
机の周りだけではなくパソコンの中の整理も当然必要です。
新しいファイルを保存する場合は、間違ってもデスクトップに保存してはいけません。
パソコンを開いた瞬間にファイルがあるとそれだけで集中力が下がる原因になります。
保存するときは多少面倒でも、内容が一瞬でわかる件名を付けて分類されたフォルダに格納しましょう。
たとえここで30秒ほど取られたとしても後で探す時間のことを考えると全然マシです。
整理整頓は頭の整理
今回は整理整頓が仕事の効率化に繋がる本当の意味について紹介していきました。
なぜ整理整頓している人は仕事ができるのか？
これは物を探す無駄な時間を抑えるだけではなく、頭の中が整理されて集中力が高まるからです。
そのため同じ時間同じ作業をしていても、整理整頓できている人とそうでない人とでは仕事の進み具合や質に差がでてきてしまいます。
つい後回しにしがちな整理整頓ですが、仕事を効率化したいのであれば最重要課題です。
すぐに始められるところから整理整頓していきましょう！